Seja em uma empresa ou mesmo na própria casa, a organização e arquivamento de documentos permite consultas ágeis e maior controle daquilo que se guarda.
Economizar tempo na hora de procurar é um dos principais benefícios de manter tudo organizado.
Além disso, essa prática serve para manter a integridade e a rastreabilidade dos papéis e objetos, que muitas vezes precisam dessa garantia de segurança pelo seu valor, financeiro ou mesmo emocional.
Por isso, agora vamos pontuar algumas estratégias de organização de arquivos físicos para te ajudar. Boa leitura!
Técnicas de arquivo e organização de documentos
A seguir, vamos mostrar uma série de técnicas de organização no trabalho ou até mesmo na sua casa.
É importante lembrar que não existe certo ou errado, tudo vai depender de como você quer deixar seus documentos organizados.
1. Intitule e separe os documentos por tipo
Intitular os documentos físicos por categorias, como relatórios, propostas, contratos ou faturas vai te ajudar a diferenciar rapidamente os documentos.
Essa estratégia, comum para a organização de arquivos físicos, visa a nomenclatura e divisão por camadas de todo o montante.
Ela vai permitir identificar com facilidade, ainda no início desse processo, quais documentos manter e organizar de forma mais acessível.
2. Elimine o que for desnecessário
Para melhor organização de arquivos de documentos descarte o que não for necessário.
Antes mesmo de escolher o método de arquivamento, tendo feito o passo acima, de intitular e separar, já é possível verificar aquilo que não precisa mais ser guardado.
Documentos com prazos de guarda vencidos ou mesmo papéis sem relevância administrativa, como as próprias cópias, por exemplo, já podem ser descartadas.
Esse descarte pode ser feito, inclusive, de forma regular para colaborar para a limpeza e organização do espaço e das demandas.
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3. Adote um método de arquivamento
É importante você escolher o método de arquivamento mais adequado para você.
Os mais tradicionais são os tipos de arquivo morto, em que são colocados documentos pouco acessados como relatórios e balanços.
Seja na sua casa ou empresa, é importante pensar na rotina e relação estabelecida com estes arquivos, frequência de acesso, para que atenda a necessidade organizacional.
Mas também daqueles que podem vir a consultar os arquivos além de você.
Métodos de arquivamento de documentos
A seguir, pontuamos as principais noções de arquivamento. Confira!
Método alfabético
Muito utilizado por conta da sua simplicidade, o método alfabético é rápido e direto, já que os arquivos devem respeitar rigorosamente a ordem alfabética.
Esse método funciona mais quando há a necessidade de arquivamento por assunto.
Método geográfico
Mais comum em empresas, esse método consiste em organizar os documentos por meio de seu local de origem.
Como, por exemplo, arquivos da contabilidade, do setor comercial e assim por diante.
Método numérico
Apesar de bastante lógico, este método é utilizado quando os documentos são ordenados por números.
Portanto, tendem a ser mais assertivos em casos de sub-organizações de grandes volumes de arquivos.
Método ideográfico
O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto e pode ser combinado com outro, visando maior organização.
4. Considere a temporalidade dos documentos
É fundamental ter o controle da a validade de cada documento, seja para garantir o prazo de validade de cada arquivo, ou o acompanhamento diante de leis e normas.
Organize-os de forma a reconhecer a sua temporalidade e evitar que prazos sejam perdidos ou sejam eliminados antes do período de vigência.
Uma dica é criar fases do arquivamento, com tabelas ou listas organizacionais que acompanhem os documentos guardados, com espaços de descrição com a data de validade dos itens listados.
Noções básicas de arquivo
Ter um local específico para guardar toda a documentação é fundamental para uma organização bem-sucedida.
Este espaço deve ter armários, caixa de arquivo, pastas e todo o material necessário para esta organização.
Este local também precisa garantir as condições adequadas para a preservação dos documentos.
Protegendo-os de intempéries e outro tipo de exposições, bem como, precisa ser seguro e de acesso restrito.
Ondoolado: organização com estilo e praticidade
Estas são algumas técnicas de organização no trabalho, mas também podem ser aplicadas em casa ou em outros ambientes.
Para iniciar esta tarefa, é importante estar munido com etiquetas, pastas, sacos plásticos e caixas que permitam uma organização completa.
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